STELLENANZEIGE: Verwaltungsangestellte/r

Die Verwaltungsabteilung der Südafrikanischen Botschaft in Berlin sucht eine(n) vollständig zweisprachige(n) (Englisch/Deutsch), Verwaltungsangestellte(n) zur Anstellung auf Basis eines verlängerbaren Vertrags. 

1.    Voraussetzungen

Vorausgesetzt werden mindestens 12 Jahre Schulbildung oder eine gleichwertige Qualifikation sowie 3 Jahre Berufserfahrung in einem verwandten Tätigkeitsbereich und fundierte Computerkenntnisse.

2.    Kompetenzen

• Planungs- und Organisationsfähigkeiten 
• Projektmanagement
• Gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
• Gute soziale Kompetenzen
• Gespühr für Dringlichkeit
• Ehrlichkeit und Integrität
• Flexibilität
• Tastatur- und Computerkenntnisse (Software und Hardware), Beherrschung der MS Office™-Programme wie MS Word, MS Excel und PowerPoint sowie Nutzung von Internet-Suchmaschinen
• Kenntnis der Regeln und Vorschriften des Ministeriums für internationale Beziehungen und Zusammenarbeit

3.    Aufgabenbereiche

• Verwaltung der Vermögenswerte: z.B. Unterstützung bei der halbjährlichen Bestandskontrolle, Erfassung neuer Anschaffungen, Ersatz verlorener Barcodes, Aktualisierung der Bestandslisten pro Standort, Unterstützung bei der Bearbeitung von Übertragungsformularen für Vermögenswerte sowie Veräußerung nicht mehr benötigter Gegenstände.
• Führung des Bestandsverzeichnisses für nicht mit Barcodes versehbare Vermögenswerte.
• Regelmäßige Begutachtung der Gebäude (Botschaft und offizielle Residenz), um eventuell benötigte Instandhaltungsarbeiten zu eruieren. 
• Untersteht dem Corporate Service Manager (CSM). 
• Einholung von Angeboten für Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten, Einreichung der Angebote und nach deren Genehmigung Sicherstellung, dass die Arbeiten in der Botschaft und der offiziellen Residenz so schnell wie möglich durchgeführt werden. Überwachung des Status und Berichterstattung an den CSM vor der Zahlung.
• Regelmäßige Überprüfung und Berichterstattung an den CSM über durchzuführende Instandhaltungsarbeiten an eigenen und gemieteten Häusern/Immobilien. 
• Vereinbarung von Terminen für die Gartenpflege und Beaufsichtigung der erforderlichen Arbeiten. Berichterstattung an den CSM über die Arbeiten und die damit verbundenen Kosten. Nach Absprache mit den Mitarbeitern Ermöglichung des Zugangs zu den Grundstücken und Bereichen, in denen die Arbeiten durchgeführt werden sollen.
• Regelmäßige Überprüfung und Begutachtung der Klimaanlagen und Wasserinstallationen in den Immobilien, Einholen von Angeboten, Besprechung der notwendigen Maßnahmen mit dem CSM und Überwachung der Wartungsarbeiten.
• Wohnungsübergabe: Vorbereitung, Organisation der Maler- und Reinigungsarbeiten sowie Abnahme nach Abschluss der Arbeiten. 
• Ordnungsgemäße Ablage von Dokumenten.
• Erledigung sonstiger anfallender Aufgaben in der Botschaft nach Bedarf.

4.    Der/die erfolgreiche Bewerber(in) durchläuft eine Probezeit und muss eine Leistungsvereinbarung unterzeichnen; außerdem muss er/sie bereit sein, bei Bedarf auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu arbeiten.

Das jährliche Mindestgehalt liegt zwischen 34.377 € und 39.300 € ohne Zusatzleistungen (abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung).

Interessierte Personen sollten ihr Bewerbungsformular, ihren Lebenslauf sowie beglaubigte Kopien ihrer Zeugnisse in englischer Übersetzung und ein gültiges polizeiliches Führungszeugnis bis spätestens 31. Juli 2026 per Post oder persönlich an die unten angegebene Adresse einreichen.

Zu Händen: Herrn J Matji
South African Embassy
Tiergartenstr 18
10785 Berlin

 

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