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Südafrikanische Botschaft
Tiergartenstr. 18, 10785 Berlin
Tel.: +49-30-22073-0
Fax: +49-30-22073-190

Stellen

27. Juni 2022

Stellenanzeige: Sekretär/in der Politischen Abteilung

Die südafrikanische Botschaft in Berlin sucht eine/n zweisprachige/n (Englisch/Deutsch) Sekretär/in.

AUFGABENBEREICHE

  • Entgegennahme von Telefonanrufen.
  • Vereinbarung und Protokollierung von Terminen, Vorbereitung von Tagesordnungen oder Programmen für Sitzungen, Aktualisierung von elektronischen Terminkalendern.
  • Teilnahme an und Protokollierung von Besprechungen, sowohl im Büro als auch bei Bedarf an anderen Orten. 
  • Aufbau und Pflege eines Ablagesystems (manuell und elektronisch).
  • Bedienung von Bürogeräten wie Fotokopierern, Faxgeräten, Telefonzentralen und Computern
  • Entgegennahme und Bearbeitung eingehender und ausgehender Post, Abfassung von Briefen und Berichten im Namen der Botschaft.
  • Organisation von Geschäftsreisen, Reisevorbereitungen, Konferenzen, Treffen und gesellschaftlichen Veranstaltungen
  • Bearbeitung eingehender Anfragen zu einer Vielzahl von Themen, die Südafrika und damit verbundene Angelegenheiten betreffen
  • Überwachung des Bestands an Broschüren, Postern, Büchern und anderem Informationsmaterial und Vorbereitung von Informationspaketen für verschiedene Veranstaltungen.
  • Enge Zusammenarbeit mit der Sekretärin des Büros des Botschafters zur Koordinierung von Terminen und gemeinsamen Botschaftsveranstaltungen.
  • Mithilfe bei Übersetzungen aus dem Deutschen und Englischen, z. B. von Briefen, Dokumenten, diplomatischen Vermerken, Zeitungsartikeln, Reden, Lebensläufen, Postsendungen, medizinischen Anträgen, Zitaten, Memos, Einladungen usw. für die Politische Abteilung und auf Anfrage für die Abteilungen Verwaltung, Inneres und Handel.
  • Übersetzen von Dokumenten aus dem Deutschen ins Englische.
  • Erledigung aller sonstigen erforderlichen Ad-hoc-Aufgaben.

FÄHIGKEITEN

  • Networking 
  • Kommunikation
  • Unterhandlung
  • Lösung von Problemen
  • Computer
  • Sprachliche Fähigkeiten (Übersetzen und Dolmetschen)

ANFORDERUNGEN

  • Ein einschlägiger dreijähriger Schulabschluss und mindestens drei Jahre Erfahrung in einer Sekretariats- oder Verwaltungstätigkeit.    
  • Der Bewerber muss über Computerkenntnisse im Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen verfügen.
  • Ein gültiges polizeiliches Führungszeugnis ohne Einträge.

Von dem erfolgreichen Bewerber wird erwartet, dass er eine Leistungsvereinbarung unterzeichnet und in der Lage ist, bei Bedarf auch außerhalb der normalen Arbeitszeiten zu arbeiten.

Gehaltspaket:

Mindestens 31.181 Euro pro Jahr, ohne Sozialleistungen (je nach Qualifikation und Erfahrung).  

Ein Bewerbungsschreiben in englischer Sprache zusammen mit einem ausführlichen Lebenslauf, ebenfalls in englischer Sprache, sowie beglaubigte, übersetzte Kopien der Qualifikationen sind ausschließlich auf dem Postweg zu Händen des Corporate Services Manager Ms L Seripe, Südafrikanische Botschaft, Tiegartensstraße 18, 10785 Berlin, zu senden (Bewerbungen müssen per Post eingesandt werden).  

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